Đặt hàng (Pre-order) — Quy trình Nhận cọc & Giao hàng sau

1. Tổng quan phân hệ Đặt hàng & Khi nào sử dụng

Trong thực tế kinh doanh bán lẻ, nhiều trường hợp khách hàng muốn mua sản phẩm nhưng mặt hàng chưa có sẵn tại cửa hàng (hàng đang trên đường nhập về, hàng đặt riêng theo yêu cầu, hoa tươi/bánh sinh nhật đặt trước, sản phẩm giá trị lớn cần cọc giữ chỗ). Khi đó, thu ngân không thể tạo ngay hóa đơn bán lẻ vì kho chưa có hàng để trừ.

Chức năng Đặt hàng (menu Đặt hàng trên thanh Header) giúp bạn giải quyết trọn vẹn nhu cầu này:

• Lưu giữ nhu cầu khách hàng: Khách đặt sản phẩm nào, số lượng bao nhiêu, ai là người tiếp nhận.
• Thu tiền đặt cọc linh hoạt: Khách có thể cọc một phần tiền bằng Tiền mặt, Quẹt thẻ hoặc Chuyển khoản VietQR SePay.
• Hẹn lịch giao chính xác: Lưu ngày giao (ship_date) và giờ giao (ship_time) cùng thông tin người nhận.
• Không làm sai lệch tồn kho: Đơn đặt hàng chỉ giữ chỗ nhu cầu, hoàn toàn chưa trừ số lượng tồn kho cho đến khi thực tế giao hàng.

2. Quy trình tạo Đơn đặt hàng & Thu tiền cọc

Để tạo một đơn đặt hàng mới cho khách, bạn thực hiện theo các bước sau:

1. 1
   Tại màn hình Danh sách đơn đặt hàng, nhấn vào nút Đặt hàng ở góc trên bên phải. Hệ thống sẽ mở ra giao diện bán hàng ở chế độ Đặt trước (Pre-order).
2. 2
   Chọn khách hàng: Bắt buộc phải chọn một khách hàng cụ thể (hoặc nhấn dấu + để thêm khách hàng mới gồm Tên và Số điện thoại). Đơn đặt hàng không nên để "Khách lẻ" vô danh để tiện liên lạc giao hàng.
3. 3
   Chọn mặt hàng đặt trước: Tìm kiếm tên hàng hoặc quét mã vạch mặt hàng khách muốn đặt, điều chỉnh số lượng và đơn giá thỏa thuận.
4. 4
   Thiết lập thông tin giao hàng: Nhập ngày giao dự kiến, giờ giao hẹn trước và địa chỉ/ghi chú của người nhận.
5. 5
   Thu tiền cọc của khách: Tại ô thanh toán, nhập số tiền khách đặt cọc trước (ví dụ đơn 1,000,000đ khách cọc 300,000đ). Chọn phương thức thanh toán (Tiền mặt / Chuyển khoản QR / Quẹt thẻ). Hệ thống tự động ghi nhận số tiền còn thiếu vào mục Khách cần trả.
6. 6
   Nhấn nút Đặt hàng để hoàn tất. Hệ thống sinh mã đơn đặt hàng (ký hiệu DH00000...) và có thể in phiếu đặt cọc giao cho khách làm biên nhận.

3. Quản lý trạng thái và danh sách Đơn đặt hàng

Trên trang quản lý đơn đặt hàng (https://demo.posbanhang.vn/dathang), bạn có thể tra cứu và lọc đơn hàng thông qua bộ lọc đa năng:

• Tìm theo mã đơn: Nhập mã DH... để xem ngay thông tin đơn.
• Lọc theo trạng thái:
  • Đơn hàng (Tất cả): Hiển thị toàn bộ các đơn đặt hàng.
  • Đã xác nhận: Các đơn mới nhận cọc, đang chờ hàng về hoặc chờ đến ngày giao.
  • Đơn hoàn thành: Các đơn đã giao hàng thành công và đã xuất hóa đơn bán lẻ.
  • Kết thúc: Các đơn đã bị hủy hoặc đóng sớm.
• Lọc theo khoảng ngày hẹn: Từ ngày - Đến ngày để biết hôm nay cần giao những đơn nào.
• Lọc theo nhân viên phụ trách & Khách hàng: Kiểm tra doanh số đơn đặt của từng nhân viên.

4. Xử lý xuất hàng & Chuyển thành Hóa đơn bán lẻ

Khi hàng hóa đã về kho hoặc khách hàng đến nhận hàng:

1. 1
   Tìm đơn hàng tương ứng trên danh sách, nhấn nút Xử lý đơn đặt hàng.
2. 2
   Hệ thống sẽ tải toàn bộ danh sách sản phẩm đã đặt sang màn hình thu ngân POS.
3. 3
   Hệ thống tự động cấn trừ số tiền cọc mà khách đã trả trước đó, hiển thị số tiền còn lại khách cần thanh toán.
4. 4
   Thu nốt số tiền còn thiếu (hoặc ghi nhận bán nợ cho khách nếu được phép) và nhấn Thanh toán.
5. 5
   Kết quả: Hệ thống tự động chuyển trạng thái đơn đặt hàng thành Đơn hoàn thành, sinh một hóa đơn bán lẻ chính thức (mã HD...), đồng thời trừ tồn kho thực tế và ghi nhận doanh thu vào báo cáo.

5. Hủy đơn & Kết thúc đơn hoàn tiền cọc

Nếu khách hàng đổi ý không lấy hàng nữa hoặc cửa hàng không thể nhập được hàng:

6. Lưu ý vận hành quan trọng