Trả hàng — Quy trình Tiếp nhận Khách đổi trả

1. Tổng quan nghiệp vụ Khách trả hàng

Trong quá trình bán lẻ, khách hàng có thể mang sản phẩm đến trả lại do sản phẩm bị lỗi sản xuất, không vừa kích cỡ, hoặc không đúng nhu cầu. Phân hệ Trả hàng (nút Trả hàng trên thanh Header, đường dẫn https://demo.posbanhang.vn/orders/indexreturn) giúp cửa hàng quản lý các trường hợp này một cách chặt chẽ và minh bạch.

2. Các bước lập Phiếu trả hàng từ Hóa đơn gốc

Để đảm bảo không bị thất thoát và tính đúng giá bán ban đầu, POSBANHANG yêu cầu trả hàng phải gắn liền với hóa đơn mua hàng gốc:

1. 1
   Tại màn hình Danh sách trả hàng, nhấn nút Tạo phiếu trả.
2. 2
   Hộp thoại Chọn hóa đơn trả hàng sẽ xuất hiện. Bạn tìm kiếm hóa đơn gốc bằng một trong các thông tin:

   • Mã hóa đơn ghi trên bill tính tiền của khách (ví dụ HD000123).
   • Tên hoặc số điện thoại của khách hàng.
   • Mã sản phẩm hoặc tên sản phẩm khách đem trả.
   • Khoảng thời gian mua hàng (Từ ngày - Đến ngày).
3. 3
   Bấm nút Tìm kiếm, hệ thống hiển thị danh sách hóa đơn thỏa mãn. Nhấp chọn đúng hóa đơn mua hàng của khách.
4. 4
   Cửa sổ chi tiết đơn hàng mở ra:

   • Tích chọn vào sản phẩm mà khách muốn trả.
   • Nhập số lượng trả (không được vượt quá số lượng khách đã mua trên hóa đơn).
   • Kiểm tra đơn giá nhập lại (hệ thống mặc định lấy theo giá bán thực tế sau chiết khấu của đơn gốc).
5. 5
   Kiểm tra tổng số tiền cần hoàn trả cho khách và nhấn Hoàn tất trả hàng.

3. Xử lý tiền hoàn trả (Tiền mặt vs Giảm nợ)

Khi hoàn tất trả hàng, hệ thống xử lý dòng tiền tùy theo lịch sử thanh toán của đơn hàng gốc:

• Khách đã thanh toán đủ tiền trước đó: Cửa hàng hoàn tiền mặt cho khách. Hệ thống tự động tạo một phiếu chi tiền hoàn trả (mã chứng từ chi tiền trả hàng), làm giảm số dư tiền két trong ca.
• Đơn hàng cũ khách mua nợ chưa trả tiền: Số tiền hàng trả lại sẽ được tự động giảm trừ trực tiếp vào công nợ của khách hàng đó, cửa hàng không cần phải xuất tiền mặt ra khỏi két.
• Khách đổi sang sản phẩm khác: Bạn lập phiếu nhận trả hàng để hoàn tiền/ghi nhận nợ cho khách, sau đó tạo một đơn bán hàng mới cho món đồ khách lấy đổi.

4. Tác động lên Tồn kho, Doanh thu & Sổ quỹ

Sau khi bấm hoàn tất phiếu trả hàng (mã PNT0000...), hệ thống POSBANHANG tự động đồng bộ tức thì các số liệu sau:

5. Tra cứu lịch sử & In lại phiếu trả hàng

Mọi phiếu trả hàng đều được lưu trữ vĩnh viễn trong danh sách để quản lý kiểm tra đối soát:

• Tra cứu theo mã phiếu trả PNT..., theo tên khách hoặc khoảng thời gian.
• Nhấp vào mã phiếu để xem lại chi tiết: ai là nhân viên tiếp nhận, trả từ hóa đơn nào, danh sách hàng nhận lại và số tiền đã chi trả.
• Bấm biểu tượng máy in để in lại phiếu nhập trả hàng kẹp cùng chứng từ kế toán.

6. Câu hỏi thường gặp khi nhận trả hàng